Når alle bliver projektledere: Hvad sker der med projektlederens rolle, når alle bruger AI?:

AI i projektledelse har gjort det lettere end nogensinde at lave analyser, planer, risikovurderinger, referater og kommunikation. Men hvad sker der, når alle deltagere i projektet begynder at gøre det samme – og mener, at de derfor også kan være projektleder?

Det er et spørgsmål, jeg er begyndt at møde i min mentoring af projektledere og koordinatorer.

For udfordringen er ikke nødvendigvis, at AI overtager projektlederens arbejde.

Udfordringen kan være, at AI gør alle bedre til at mene noget om projektet.

Og det kan skabe et helt nyt projektledelsesproblem.

Når alle har et svar

Forestil dig et projektmøde.

En deltager har brugt ChatGPT til at analysere projektets risici.

En anden har fået AI til at lave en projektplan.

En tredje har bedt AI vurdere interessenterne.

En fjerde har fået forslag til en helt anden løsning.

Alle kommer velforberedte.

Alle har analyser.

Alle har argumenter.

Og alle vil gerne bidrage.

Umiddelbart lyder det som en drømmesituation for en projektleder.

Men hvad sker der, hvis de forskellige AI-værktøjer og prompts giver forskellige svar?

Så kan diskussionen hurtigt komme til at lyde sådan:

"Min ChatGPT siger..."

"Jeg fik faktisk et andet svar..."

"Men hvis man spørger AI på den her måde, får man..."

Pludselig diskuterer projektgruppen ikke længere, hvad projektet skal opnå.

De diskuterer, hvilket AI-svar der er bedst.

Og her opstår et problem.

AI kan producere svar – men ikke tage projektansvaret

AI kan være et fantastisk værktøj i projektledelse.

Det kan hjælpe med at:

strukturere information
identificere mulige risici
udarbejde projektplaner
analysere interessenter
formulere kommunikation
opsummere møder
generere idéer
udfordre en problemstilling

Men AI har ikke projektmandatet.

AI ved heller ikke nødvendigvis, hvilke organisatoriske hensyn der er vigtigst, hvilke interessenter der reelt har indflydelse, hvilke konflikter der ligger under overfladen, eller hvilke beslutninger organisationen faktisk kan leve med.

Det er derfor en fejl at gøre spørgsmålet til:

"Hvad siger AI?"

Det relevante spørgsmål er:

"Hvad skal vi beslutte – og hvilket grundlag skal vi beslutte det på?"

Det er her, projektlederens rolle bliver vigtigere.

Projektlederens rolle ændrer sig

Tidligere kunne projektlederens faglighed i høj grad være forbundet med at kunne lave en god projektplan, strukturere projektet, udarbejde risikovurdering og mitigeringsplan og styre projektets aktiviteter.

Det kan AI i dag hjælpe næsten alle med.

Det betyder ikke, at projektlederens faglighed bliver mindre værd.

Det betyder, at fokus flytter sig.

Projektlederen skal i højere grad være den, der skaber:

Retning.
Prioritering.
Beslutningskraft.
Sammenhæng.
Fremdrift.

Projektlederen behøver ikke nødvendigvis være den person i rummet, der ved mest.

Men projektlederen skal kunne skabe en proces, hvor gruppen kan bruge den viden, der findes – også den viden, som AI kan hjælpe med at producere – til at træffe beslutninger.

5 ting projektlederen kan gøre

1. Start med målet – ikke med AI

Når diskussionerne bliver mange, er det let at fare vild i løsninger.

Gå tilbage til det grundlæggende spørgsmål:

Hvad er det, vi skal opnå?

Når målet er tydeligt, bliver det lettere at vurdere de mange forslag.

Et AI-genereret forslag er ikke nødvendigvis relevant, bare fordi det er godt.

Det skal være relevant i forhold til projektets mål.

2. Skab tydelige beslutningskriterier

Hvis alle kan komme med en løsning, skal projektgruppen have et fælles grundlag for at vurdere løsningerne.

For eksempel:

Hvilken løsning understøtter målet bedst?
Hvad er konsekvenserne?
Hvad kræver løsningen af ressourcer?
Hvilke risici skaber den?
Hvilke interessenter påvirkes?
Kan organisationen implementere den?

Så flytter diskussionen sig fra:

"Min AI siger..."

til:

"Hvilken løsning opfylder vores kriterier bedst?"

Det er en helt anden diskussion.

3. Gør mandatet tydeligt

AI kan foreslå.

Projektmedlemmer kan anbefale.

Interessenter kan påvirke.

Men nogen skal beslutte.

En af projektlederens vigtigste opgaver bliver derfor at gøre det tydeligt:

Hvem beslutter hvad?

Hvis beslutningsmandatet er uklart, bliver AI blot endnu en kilde til argumenter i en allerede kompleks beslutningsproces.

4. Sæt en grænse for analysen

AI gør det næsten gratis at lave endnu en analyse.

Og endnu en.

Det kan skabe det, jeg kalder analyse uden fremdrift.

På et tidspunkt er spørgsmålet ikke længere:

"Hvad kan vi vide mere?"

men:

"Ved vi nok til at beslutte og handle?"

En dygtig projektleder skal kunne genkende det tidspunkt.

For projektet skaber ikke resultater, fordi analysen er perfekt.

Det skaber resultater, når nogen handler på et tilstrækkeligt godt beslutningsgrundlag.

5. Husk menneskene

Her ligger måske den største faldgrube.

Hvis projektlederen bliver så optaget af effektivitet og AI, at interessenterne føler sig tilsidesat, kan projektet få en ny krise.

En løsning kan være fagligt rigtig og stadig mislykkes.

Hvorfor?

Fordi mennesker skal kunne se sig selv i løsningen.

Derfor skal projektlederen fortsat kunne:

skabe tillid
lytte
håndtere konflikter
skabe fælles forståelse
kommunikere
involvere de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt

AI kan hjælpe med kommunikationen.

Men relationen er stadig menneskelig.

Fremtidens projektleder skal ikke konkurrere med AI

Jeg tror projektlederens vigtigste opgave er at blive bedre til det, som AI ikke kan tage ansvar for:

At skabe retning, samle mennesker og omsætte mange muligheder til konkrete beslutninger og resultater.

AI kan give projektgruppen flere idéer.

Flere analyser.

Flere perspektiver.

Flere mulige løsninger.

Men flere muligheder er ikke det samme som mere fremdrift.

Og måske er det netop her, den moderne projektleders vigtigste kompetence ligger:

At kunne skabe fremdrift, når alle andre også har et svar.

Har AI gjort projektlederen overflødig?

Mit svar er nej.

Men AI har ændret projektlederens rolle.

Projektlederen skal måske ikke længere være den, der producerer alle projektets analyser og planer.

Projektlederen skal være den, der får analyserne, menneskene, beslutningerne og handlingerne til at hænge sammen.

Det er en anden form for projektledelse.

Og måske er det netop den form for projektledelse, vi får mest brug for i de kommende år.

Hvad oplever du i dine projekter?

Er AI blevet et værktøj, der skaber bedre beslutninger?

Eller oplever du, at projektgruppen bruger mere tid på at diskutere AI-genererede svar – og mindre tid på at skabe fremdrift?

INTERESSERET I MERE OM PROJEKTLEDELSE LÆS HER