Turnaround projektledelse: Hvordan man vender et projekt i krise til succes 

Jeg blev bedt om at evaluere og vende udviklingen i et projekt som havde været i gang i seks måneder - uden konkrete resultater. Projektgruppen bestod af en ny projektleder og tre medarbejdere fra tre forskellige fagområder. Jeg gennemførte en tilstandsmåling og identificerede følgende primære udfordringer:

• Uklar målsætning: Projektejeren havde formuleret opgaven som "analysere og komme med anbefalinger til udvikling på de tre områder.
• Uerfaren projektleder: En nyuddannet projektleders første projekt.
• Usikre projektmedarbejdere: Ingen af projektmedarbejderne havde erfaring med denne type af opgaver, de stod overfor.

Målet med turnaround-vurderingen var at få projektet på sporet og sikre en leverance indenfor tre måneder: Dette indebærer:

• At klarlægge og konkretisere projektets mål.
• At styrke projektlederens kompetencer.
• At støtte projektmedarbejderne i deres opgaver.
• At skabe et samarbejdsmiljø, hvor alle arbejder mod de samme mål.

Plan for Turnaround:

Klargøring af mål og forventninger –Hvor opmærksom er du som projektejer og/eller projektleder på, at der er en tydelig forventningsafstemning om klare mål og forventninger til projektet?

Det kan være specificering af leverancer, kvalitetsstandarder, tidsplaner og budgetter. En klar forståelse af, hvad der ønskes af resultater vil give projektteamet en tydelig retning at arbejde mod.

Turnaround-handling: Afholde et (brainstorm-møde) med projektejeren, projektlederen og projektgruppen for at konkretisere projektets formål og identificere specifikke, målbare resultater. Udarbejde en projektdefinition, der tydeligt beskriver de leverancer, der skal produceres, samt kriterier for succes.

En opgaveformulering om at analysere og komme med anbefalinger på f.eks. på ESG-området er ikke altid tilstrækkeligt konkret, hvis ikke projektlederen og projektgruppen er erfarne på dette område. Tydelige målsætninger er afgørende for projektets succes.

Anbefaling til projektejeren: Brug tid på (ofte dobbelt så meget tid, som du umiddelbart har tænkt dig at afsætte) at forventningsafstemme med din projektleder og projektgruppen. Hvis du som projektejer, ikke har tid til brainstorm-mødet, så husk at gennemgå projektbeskrivelsen med din projektleder. Start evt. med HV spørgsmål. F.eks. Hvilke områder er der potentiale, for at vi kan gøre noget indenfor ESG-området? Hvor meget CO2 udleder vi, hvor og hvordan? Har vi mulighed for reduktion fx via processer og adfærdsændringer? Er der alternative muligheder?

Styrkelse af projektlederens kompetencer– Det er derfor afgørende i en Turnaround situation, at projektlederen mødes i øjenhøjde og ikke med bebrejdelser.

Turnaround-handling: Gennemføre mentoring og/eller coaching af projektlederen. Tun dig ind på hvad har projektlederen brug for. Mentoring og coaching af en uerfaren projektleder skal føre til empowerment og ikke tage modet fra dem. Spørg evt. ind til projektstyringsværktøjer, herunder brug af en projektplan med tydelige faser, milepæle, og risikohåndtering.

Anbefaling til projektejeren: Være understøttende, spørg om projektlederen har brug for noget? Evt. en mentor, en coach eller evt. genopfriskning af projektstyringsværktøjr? Du kan måske blive overrasket over svaret, som måske kan være, at der skal være systematiske opfølgningsmøder, så projektlederen føler sig sikker.

Afklaring af medarbejdernes roller og opgaver – Hvis der er afsat tilstrækkelig tid til brainstorm og forventningsafstemning er dette måske allerede afklaret i starten. Jeg plejer at afholde ét-to halvdags eller heldags-møder (afhængig af projektets kompleksitet) for at komme rundt om alt allerede ved brainstorm- og forventningsafstemnings-mødet, medmindre projektet er så komplekst, at der er behov for at opdele møderne. Hvis man skal have succes med et projekt, skal alle i projektgruppen kende og acceptere deres roller, bidrag til projekt, deres forventede ressourceforbrug samt tidslinjen for projektet.

Turnaround-handling: Afholde møde med projektejer, projektleder og projektmedarbejderne for at afklare opgaveformuleringer og forventede resultater. Indføre skabeloner og eksempler på analyser og anbefalinger for at give struktur til deres arbejde.

Anbefaling til projektejeren: Vær opmærksom på ikke at overtage projektlederrollen. Din opgave er at understøtte projektlederen. Hvis du mener, at projektlederen ikke er på rette vej, så bed om en pause og tal igennem med projektlederen alene.

Etablering af effektiv kommunikation – Slip ikke projektet når projektbeskrivelsen og projektplanen er på plads. En effektiv proces for kommunikation både til projektejeren og i projektgruppen er dét, der giver succes.

Turnaround-handling: Indførelse af regelmæssige statusmøder med projektejeren og projektgruppen for at sikre alignment, hurtigt fange udfordringer og holde fokus på de konkrete mål.

Anbefaling til projektejeren: Det er afgørende, at du kender behovet i projektgruppen, er der tale om en projektgruppe, hvor synlighed overfor projektejeren er vigtigt? Er der accept af, at projektlederen taler alene med projektejeren eller ønsker projektmedarbejderne at være med til møderne med projektejeren. Især ved en uerfaren projektleder er det afgørende, at du kan støtte op om ledelsesbeslutninger ved at være synlig overfor projektgruppen.

Motivation og team-ånd – For at sikre succes er det vigtigt, at projektejeren og projektlederen sikrer sig projektgruppens vedvarende motivation.

Turnaround-handling: Skabe en fælles vision for projektet og fremhæve delsejre for at opbygge momentum og engagement. At skabe en fælles fortælling (narrativ) om projektgruppens arbejde kan gøre underværker.

Anbefaling til projektejeren: Selv en anerkendende sætning om hele projektgruppen ved et fælles møde kan skabe et narrativ både i projektgruppen og udenfor projektgruppen.

Resultat: Jeg har brugt ovenstående tilgang som for dette projekt betød ét heldagsmøde og 5*1 times mentoring-møder over 2 måneder med projektlederen, hvor vi med succes fik de forventede resultater for projektet. 

Er du i tvivl om dit projekt er i krise? Tjek her:

Er du nysgerrig hvordan turnaround kan gennemføres, projekter i krise kan reddes? Se konkret redningsmodel: